Dlaczego ludzie nienawidzą open space’u

W roku 1967 firma chemiczna Dupont przebudowała piętro budynku biurowego w Delaware. Prawie wszyscy pracownicy znaleźli się w jednym wielkim pomieszczeniu z niskimi ściankami działowymi. W rogu był salonik z fotelami i stolikami tulip Eero Saarinena. Była to pierwsza w USA duża korporacyjna adaptacja biura „na planie otwartym”, zgodna z najnowszymi koncepcjami niemieckich projektantów wnętrz. Projektanci ci uważali, że w firmach coraz większą rolę odgrywają profesjonaliści, czyli „pracownicy wiedzy” (określenie ukute w 1959 roku), którzy górują w korporacyjnej hierarchii i potrzebują więcej okazji do współpracy. W firmie DuPont nowa aranżacja obejmowała dział firmy zajmujący się mediami chłodniczymi, czyli freonami. Freony zaczęto wycofywać w 1987 roku, ponieważ niszczyły warstwę ozonową Ziemi, natomiast biura otwarte szeroko się rozpowszechniły. Według ankiety przeprowadzonej przez firmę architektoniczno-projektową Gensler, do 2020 roku dwie trzecie pracowników umysłowych w USA pracowało w takich pomieszczeniach.

Większości osób to nie odpowiadało. Autor pierwszej publikacji porównującej projekty biurowe napisał w 1970 roku: „Niewielu lubi całkowicie otwarty plan z niewielką prywatnością”. Respondenci – 358 pracowników z 18 firm – skarżyli się na hałas, trudności ze skupieniem uwagi i odhumanizowanie. Dziesiątki innych badań z ostatnich lat potwierdzają te ustalenia. Powszechnie wiadomo, że biura na planie otwartym nie zapewniają jednego z głównych założeń – zacieśniania współpracy. Naukowcy stwierdzili, że dzieje się wręcz przeciwnie – taka organizacja przestrzeni doprowadza do większej izolacji pracowników. Taki układ może również nasilać seksizm i powodować problemy zdrowotne.

Na przekonanie właścicieli korporacyjnych nieruchomości, że otwarta przestrzeń to zły pomysł, żadna ankieta nie miała takiego wpływu, jak zaimprowizowany ogólnoświatowy „eksperyment”, obejmujący trzy minione lata, czyli pandemia COVID. Udowodnił on, że większość osób, które wcześniej pracowały w biurze, może równie dobrze pracować w domu. Nie chodzili do pracy, ale pracowali. Pandemia przypomniała również wszystkim, że biura otwarte to szalki Petriego wypełnione zarazkami. Wiedziano o tym od roku 1995, kiedy fińskie badania wykazały, że w takich biurach wzrasta o jedną trzecią ryzyko wielokrotnych przeziębień, czyli że zachorowania są prawie na tym samym poziomie, jak w przypadku rodziców dzieci w wieku szkolnym i przedszkolnym.

Z innej ankiety Genslera, przeprowadzonej w roku 2021, wynika, że prawie jedna trzecia osób chce pracować w domu bez ograniczeń czasowych. Połowa preferowała układ hybrydowy – najlepiej tygodniowo dwa dni w biurze. Te nowe nawyki pracy wywróciły do góry nogami strategię biura korporacyjnego. Firmy, które wciąż zmniejszały powierzchnię stanowisk roboczych, aby pomieścić więcej osób, mają teraz w połowie puste obiekty. „Wszystko w biurze jest poplątane” – mówi Alison Hirst, profesorka biznesu w Anglia Ruskin University w Cambridge, która analizowała dynamikę społeczną w biurach otwartych.

Teraz projektanci zastanawiają się nie tyle nad samą ideą biura otwartego, ile nad jej realizacją. W szczególności starają się uwzględniać różne style pracy. Trend ten pokrywa się z uwzględnianiem projektowania integracyjnego, wspierającego m.in. osoby niedosłyszące i autystyczne, które napotykają na problemy w typowych biurach. Niektóre zmiany architektoniczne, zmniejszające dyskomfort i problemy związane z efektywnością pracy takich osób, sprawdzają się w biurach z otwartą przestrzenią. Firmy, dla których istotne są rachunki za nieruchomości, nie są skłonne do przywracania pracownikom ich prywatnych przestrzeni, ale mogą zmienić sposób funkcjonowania miejsc pracy.

Gavin Bollard, australijski menedżer ds. technologii informatycznych, który niedosłyszy, używa aparatu słuchowego i prowadzi blog na temat swojego autyzmu, stwierdza: „Zawsze zmagałem się z akustyką otwartej struktury biurowej, ponieważ trudno mi określić, jak głośno mówię, i trudno mi zrozumieć, gdy inni starają się mówić cicho”. Zarówno osoby z autyzmem, jak i niedosłyszące sprzeciwiają się chaosowi wizualnemu, ostremu oświetleniu i poczuciu bezbronności w otwartym planie.

To typowe skargi. „Osoby z autyzmem są jak kanarki w kopalni węgla: ich potrzeby właściwie nie różnią się od potrzeb zdrowych ludzi, są tylko bardziej specyficzne i intensywniejsze” – uważa Kirsten Lindsmith, blogerka zajmująca się autyzmem. Sytuację w środowisku biurowym, którą osoby neurotypowe są w stanie znosić i kwitować uśmiechem, osoby autystyczne mogą poprawić – dla dobra wszystkich. „Lepiej projektujesz dla użytkowników głównego nurtu, gdy korzystasz z doświadczeń mniejszości” – twierdzi Magda Mostafa z American University w Kairze, architektka projektująca dla osób autystycznych.

Trudne miejsce pracy

Z badań psychologii pracy biurowej na przestrzeni dekad wynikają dwa główne wnioski. Po pierwsze, otwarta przestrzeń w rzeczywistości utrudnia współpracę. W 1984 roku Buffalo Organization for Social and Technological Innovation (BOSTI) poinformowała o ankiecie przeprowadzonej wśród około 4000 pracowników w 70 lokalizacjach. Respondenci pracujący w open space’ach mówili, że powstrzymują się od rozmów, aby nie przeszkadzać sąsiadom ani nie upubliczniać poufnych spraw. Chociaż badanie BOSTI opierało się na wypowiedziach zainteresowanych, jego wyniki potwierdzili w roku 2018 Ethan S. Bernstein i Stephen Turban z Harvard Business School, korzystając z bardziej obiektywnych metod. 152 pracowników dwóch firm wyposażono w czujniki śledzące ich ruch. Po zmianie oddzielnych biur na otwarte pracownicy poświęcali trzykrotnie mniej czasu na bezpośrednie kontakty, czyli wyraźnie mniej.

Drugi wniosek dotyczy powiązania stanowiska i płci z niezadowoleniem lub akceptacją biura otwartego. Na przykład we wczesnych ankietach pracownicy mówili, że są zadowoleni z otwartego biura, bo mogą z kimś porozmawiać podczas wypełniania dokumentów lub przepisywania notatek. Niedawno jednak kobiety zgłosiły niepokojący „efekt akwarium”. Badając w 2018 roku personel w nowym biurze otwartym Alison Hirst i Christina Schwabenland z University of Bedfordshire w Anglii ustaliły, że kobiety czuły się bardziej wyeksponowane i reagowały na to, zmieniając ubiór. Niektóre wiązały to z krępującym odczuciem, że są obserwowane i oceniane. Jednak kilka pań z kierownictwa z satysfakcją przyjęło możliwość zasygnalizowania swojego statusu przez strój, więc w tym sensie biuro otwarte podkreśliło korporacyjną hierarchię.

Mężczyźni nie wyrażali podobnych obaw. „To odzwierciedlenie szerszej normy społecznej związanej z tym, kto na kogo patrzy” – mówi Hirst. Zespół zarządzający, który decydował o zaprojektowaniu biura, składał się wyłącznie z mężczyzn, a kiedy Hirst i Schwabenland przeprowadzali z nimi wywiady, płeć pojawiła się w rozmowie tylko dwa razy i to w zaskakującym kontekście – na przykład panowie zauważyli, że otwarte biuro utrudnia romansowanie.

Różne opinie dotyczą również trendu modnego na początku lat 90.: pracownicy nie mają z góry przydzielonych stanowisk. W takiej sytuacji niektóre firmy przyjęły system „hotelingu”, polegający na rezerwacji biura lub biurka na określony czas. W innych firmach wprowadzono „hot desking”, gdzie pracownicy musieli każdorazowo „walczyć” o miejsce jak dzieci w szkolnej stołówce. Do 2020 roku Gensler ustalił, że jeden na dziesięciu pracowników umysłowych w USA miał taką sytuację.

System bez przydzielonych stanowisk pracy jest najbardziej kontrowersyjny. Połowa respondentów Genslera chwaliła go, a połowa oceniała negatywnie. W 2008 roku Christina Bodin Danielsson z Royal Institute of Technology oraz jej teść statystyk Lennart Bodin z Karolinska Institute w Sztokholmie przeprowadzili ankietę wśród 469 pracowników w 26 lokalnych biurach. Osoby pracujące w otwartych biurach z przydzielonymi miejscami narzekały na złe samopoczucie i brak zadowolenia z pracy, podczas gdy osoby w biurach z pokojami i bez przydziału miejsca miały przeciwne odczucia. „Wydaje się, że biuro »elastyczne« jest preferowane w porównaniu z tradycyjnym biurem otwartym, a w niektórych przypadkach uchodzi nawet za lepsze niż własny pokój” – mówi Bodin Danielsson. Rezygnacja z personalizacji w biurze bez przydziału miejsca oznacza swobodę wyboru; można usiąść przy wspólnym stole, aby podzielić się pomysłami, albo wycofać się do kącika, gdy trzeba się skoncentrować.

Ważne jest jednak, by w biurze było wiele „zakamarków”. W 2019 roku Bodin Danielsson i Töres Theorell ze Stockholm University badali biura typu „hot-desk”, w których brakowało pokoi do odpoczynku albo nie było wystarczająco dużo miejsca, aby każdy mógł znaleźć przestrzeń do pracy odpowiadającą jego upodobaniom. Pracownicy byli niezadowoleni z tego typu biur. Gdy celem jest upakowanie jak największej liczby pracowników, biuro bez przydziału miejsc traci wszelkie zalety.

Niestety, tak jest zbyt często. W artykule z 2021 roku Ingrid Nappi i Hajar Eddial z ESSEC Business School na przedmieściach Paryża przeprowadzili wywiady z 16 menedżerami i konsultantami, podejmującymi decyzje w sprawie nieruchomości. Osoby te wymieniały wydatki na czynsz i media, jako główny powód wprowadzenia „hot deskingu” lub podobnych rozwiązań. Przyznawali, że oszczędności mogą zostać zniwelowane ukrytymi kosztami, jak niższa produktywność i więcej zwolnień chorobowych, ale nie wydaje się, aby miało to wpływ na ich decyzje.

Różni ludzie, różne miejsca

Architekci i projektanci dochodzą do wniosku, że otwarta przestrzeń biurowa nie wszystkim odpowiada. Od lat 90. powstają więc biura-zlepki z przestrzeniami roboczymi dostosowanymi do działów firmy. Księgowi mogą otrzymać konwencjonalny miks stanowisk roboczych i sal konferencyjnych, zaś osoby zajmujące się marketingiem pracują na sofach i przy tablicach suchościeralnych. „To znacznie bardziej adekwatne rozwiązania” – mówi Alonso Toledo, dyrektor ds. strategii w firmie Gensler w San Francisco. Jego zespół projektuje działy firm na podstawie ankiet i obserwacji życia codziennego.

Zwracanie uwagi na naturalne różnice między ludźmi jest podstawową zasadą architektów, pracujących z orędownikami osób niedosłyszących, neuroróżnorodnych i niepełnosprawnych. Mostafa i inni, którzy projektują dla tych grup, twierdzą, że ich praca może wpływać na ogólne projektowanie biur. Wady biura otwartego są zazwyczaj sensoryczne: hałas, oświetlenie powodujące ból głowy, wizualna kakofonia – to rzeczy, na które osoby niedosłyszące i autystyczne są wrażliwe. Osoby neurotypowe mogą to znosić, aby nie stwarzać problemów, ale u osób niedosłyszących i autystycznych zakres tolerancji jest mniejszy.

Osoby niedosłyszące mają duże doświadczenie w dokładnym odtwarzaniu planu otwartej przestrzeni. Preferują otwarty plan, bo mogą porozumiewać się z podobnymi osobami, migając (chodzi o język migowy). Ale nie chcą też zbyt dużej otwartości, ponieważ ruch w tle może rozpraszać ich uwagę i męczyć oczy. „Istotne jest, aby zawsze móc dostrzec innych, wiedząc, gdzie się znajdują i mieć z nimi kontakt” – mówi Hansel Bauman, projektant z Waszyngtonu, którego zespół na Gallaudet University opracował projekt architektoniczny o nazwie DeafSpace. „Myślę, że istnieje podobieństwo między tym, co jest pragnieniem społeczności niedosłyszących, a miejscem zwanym biurem kreatywnym” – dodaje Bauman.

Projektant Robert T. Sirvage współdziałał z Baumanem przy tworzeniu DeafSpace. Jest niesłyszący i niedowidzący. Porównuje dwie firmy architektoniczne, w których pracował. W pierwszej była duża, przypominająca hangar przestrzeń ze stanowiskami pracy tworzącymi rzędy. „Nie lubię rzędów – mówi – ale w tym przypadku było świetnie. Każdy zespół zajmował jeden rząd, a tworzące go osoby mogłyby iść do domu, zostawiając dokumenty i plany rozrzucone w miejscu współpracy; nie trzeba było za każdym razem wszystkiego porządkować. Jeśli wszyscy są świadomi znaczenia, kierunku i celu działań, to powstaje wspólny schemat”. Spójna organizacja przestrzenna ułatwiła Sirvage’owi pracę ze słyszącymi kolegami. W drugim biurze brakowało tej klarowności. Było stylowe, ale miało labiryntowy układ, który nie stwarzał poszczególnym zespołom odpowiedniej przestrzeni do kontaktu. Trudno było ustalić, kto nad czym pracuje.

Yushi Zhang, doktorantka zdrowia publicznego na Yale University, która jest osobą neuroróżnorodną, ma własną opowieść o dwóch biurach. Pracowała w gazecie w Chengdu w Chinach, w wielkim biurze otwartym, które osoby ze spektrum autyzmu opisują nierzadko jako swój koszmar. Mimo to czuła się komfortowo, ponieważ hałas w tle był niewielki, a duże okna zapewniały naturalne oświetlenie. Później przeniosła się do Stanów Zjednoczonych i pracowała dla firmy ubezpieczeniowej w pomieszczeniu podzielonym na boksy z małą ilością naturalnego światła. Miała więcej prywatności, ale jej rozmowy ze współpracownikami nigdy nie wykraczały poza nieobowiązujące pogawędki, których ona i wiele osób z autyzmem nienawidzi. „Gdy pierwszego dnia zapytano mnie »Jak się masz?«, naprawdę nie wiedziałam, co odpowiedzieć. Stałam, zastanawiając się: »Czy naprawdę chcesz wiedzieć, jak się czuję?«” – wspomina. Tęskniła też za naturalnym oświetleniem. „Wydaje mi się, że jasne światło jest zbyt »głośne« – jakby krzyczało do mnie, powodując ból uszu” – wyjaśnia. Odeszła z pracy po trzech miesiącach.

Bauman i Mostafa są konsultantami nowojorskiego studia MIXdesign w zakresie projektowania dla osób neuroróżnorodnych i niedosłyszących. Ograniczenie zakłóceń wizualnych i hałasu jest istotne zarówno dla osób autystycznych, jak i tych, które używają aparatów słuchowych lub implantów ślimakowych. Dodanie wydzielonych miejsc obok korytarzy i przejść pozwala tym osobom na relaks i rozmowę na migi.

Jednak nie każdy aspekt jest korzystny dla obu stron. Uczynienie pokoju mocno rozświetlonym, sprzyjające osobom niedosłyszącym, może wywołać nadmierne pobudzenie u osób z autyzmem. Wnęki w korytarzu, jako miejsca dogodne do prowadzenia rozmów na migi, mogą utrudniać poruszanie się niedowidzącym. „Częścią naszej filozofii w MIX jest szukanie złotego środka, który będąc wygodnym dla jednych, nie stanie się przeszkodą dla innych” – mówi Mostafa. Często najlepszym rozwiązaniem jest różnorodność, aby każdy mógł znaleźć to, czego potrzebuje.

Słuchanie pracowników

Być może najważniejszą innowacją w projektowaniu integracyjnym nie jest sam projekt, ale proces jego powstawania. Większość osób, które obserwowały przeprojektowanie biura, ma wrażenie, że firmy zabiegają o opinie pracowników nie dlatego, by kształtować projekt, ale by skłonić ich do wyrażenia zgody na to, co już zadecydowało kierownictwo. A kierownictwo często uważa, że „opinie pracowników niższych szczebli nie muszą być uwzględniane; powinni tylko mieć złudne wrażenie, że uczestniczą w procesie projektowania”, twierdzi Jennifer Kaufmann-Buhler, historyczka designu z Purdue University, autorka książki o początkach i rozpowszechnianiu się biur otwartych.

Natomiast autorzy projektów integracyjnych stosują zasadę osób niepełnosprawnych: „nic o nas bez nas”. Ta reguła inkluzywności dotyczy zwłaszcza społeczności niedosłyszących. Bauman opisuje jeden z przejawów tej konsolidacji, gdy osoby niedosłyszące wychodzą po pracy na drinka: „Pierwszą rzeczą w lokalu jest przeniesienie mebli. Wszyscy muszą się widzieć i dbają o właściwe tło i oświetlenie. Zwykle interweniuje zdenerwowany przesuwaniem krzeseł kierownik lokalu”. Zdaniem Baumana DeafSpace stanowi przejaw poczucia sprawczości.

Jednak na razie on i jego koledzy z MIXdesign muszą zademonstrować te zasady w praktyce – koncentrują się na szkołach i muzeach. Nawet te instytucje, które z założenia przywiązują dużą wagę do dostępności, muszą uzasadnić dodatkowy wydatek. Projektanci muszą więc wykazać długoterminowe korzyści. „To zapewne jeden z najtrudniejszych elementów naszej pracy” – mówi Mostafa.

„Nieco wymuszone wydaje się założenie, że musi istnieć biuro” – mówi Toledo, zachęcając firmy do wykorzystania pandemicznych doświadczeń jako okazji do rozwoju. Niektóre firmy całkowicie się wirtualizują, budując relacje międzyludzkie na inne sposoby, jak regularne konferencje lub szkolenia. „Wspólne biuro może zapewnić wszystkim jednakowe środki pracy, ale istnieją inne sposoby spełniania tego warunku” – mówi Toledo. Wiele firm płaci obecnie pracownikom domowym za korzystanie z usług internetowych i ergonomiczne meble; w niektórych stanach USA jest to nawet wymogiem.

W łączeniu tych rozwiązań Bauman widzi ogromną szansę. Przy tak dużej liczbie osób, pracujących w domu, firmy potrzebują mniej powierzchni biurowej, a właściciele budynków rozważają przekształcenie biur w mieszkania. Te nowe przestrzenie – zarówno robocze, jak i mieszkalne – można łatwo ukształtować zgodnie ze standardami projektowania integracyjnego: z obfitym naturalnym oświetleniem, cichymi systemami wentylacyjnymi, a przede wszystkim różnorodnie.

„Bywają miejsca, w których można ograniczyć widoczność lub takie, w których widoczność może być duża. W jednym budynku mogą być zarówno apartamenty, jak i przestrzenie co-workingowe, co umożliwia różne sposoby pracy oraz tworzenie enklaw dla niedosłyszących, neuroróżnorodnych i innych osób o szczególnych wymaganiach. Warunki sprzyjają koegzystencji różnych społeczności” – wyjaśnia Bauman.

Toledo podkreśla, że nikt nie jest pewny, jaki będzie kolejny etap ewolucji biura. Firmy i pracownicy skazani są na niepewność, eksperymenty, próby i błędy. „Z planowaniem jest jak ze światłem gwiazd – widzimy przeszłość – mówi. – I mamy nadzieję, że unikniemy powtórzenia dawnych błędów”.